Wat moet je doen?
Je werkt stap voor stap aan één gezamenlijk projectplan voor het Friends & Family Event.
Tel tot 6
Het plan bestaat uit zes delen. Gebruik bij elk deel het bijbehorende Word-sjabloon.
Deel 1 – Doel en team
In deze stap werk je aan het begin van jullie projectplan.
Je vertaalt de briefing naar jullie eigen woorden en laat zien wie wat doet binnen het team.
Wat te doen?
1.1 Doel van het evenement
Beschrijf kort wat het Friends & Family Event wil bereiken en voor wie het bedoeld is. Formuleer jullie doelen SMART: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden.
1.2 Doelgroep en segmentatie
Beschrijf voor wie het Friends & Family Event bedoeld is.
Werk daarom minimaal twee van de segmenten uit:
– demografisch (leeftijd, gezinssamenstelling)
– geografisch (woonplaats, afstand tot locatie)
– psychografisch (interesses, levensstijl)
– gedragsmatig (betrokkenheid, bezoekfrequentie)
Leg kort uit hoe deze doelgroepkeuze aansluit op jullie doelen.
1.3 Belangrijkste punten uit de briefing
Vat samen wat jij ziet als de drie kernpunten – bijvoorbeeld doel, doelgroep en programma.
1.4 Randvoorwaarden
Noem drie dingen waarmee jullie rekening moeten houden, zoals het budget (€20 per groep), de sluitingstijd of de beschikbare ruimte.
Zet er per punt bij waarom het belangrijk is en wie in het team dit bewaakt.
1.5 Team en rollen
Maak een kort overzicht van jullie team en leg uit wie wat doet (rolverdeling).
Gebruik daarvoor de rollen uit de briefing, zoals techniek, catering, communicatie, veiligheid of lokaalprogramma.
1.6 Samenwerking
Schrijf in een paar zinnen hoe jullie contact houden en afspraken maken.
1.7 Duurzaamheid
Beschrijf kort hoe jullie bij de voorbereiding of uitvoering rekening houden met duurzaamheid of hergebruik van materialen.
👉 Klik hier voor het Word-sjabloon dat je nodig hebt voor een goede start van het projectplan.
Resultaat
Een korte, duidelijke beschrijving van het doel van het evenement, de belangrijkste randvoorwaarden inclusief aandacht voor duurzaamheid, en de rolverdeling binnen jullie team.
Deel 2 – Planning
In dit deel werk je de planning van het Friends & Family Event uit.
Je laat zien wat er wanneer gebeurt, wie waarvoor verantwoordelijk is en waar mogelijke knelpunten liggen.
Je planning beschrijft zowel de voorbereidingen als de hoofdlijnen van de eventdag zelf. Op de dag van het evenement zelf, tijdens Learning Aim D, voer je dit plan daadwerkelijk uit en stuur je bij waar nodig.
Let op: Je docent kan voor de voorbereidingsplanning een format aanbieden. Gebruik dat format als het beschikbaar is.
Wat te doen?
2.1 Programmastructuur
Gebruik het vaste programma als ruggengraat:
opbouw → opening → lokaalprogramma → afsluiting → afterparty → opruim.
Noteer per fase wat er moet gebeuren.
2.2 Voordat de gasten komen
Maak een longlist: som alle taken op die gedaan moeten worden vóór de gasten arriveren.
Maak daarna een top 7 van kritieke taken en leg kort uit waarom ze belangrijk zijn.
2.3 Tijdens het event
Noteer per onderdeel wat er gebeurt en wie dit uitvoert of bewaakt (naam + rol + tijd). Gebruik jullie teamindeling en de rollen uit de briefing.
2.4 Na afloop
Beschrijf hoe jullie opruimen, afbouwen, bedanken en feedback verzamelen.
2.5 Knelpunt en oplossing
Kies minimaal één moment dat spannend kan worden en beschrijf kort waarom dat een risico is en wat jullie plan B is.
👉 Klik hier voor het Word-sjabloon dat je nodig hebt om deze onderdelen in te vullen.
Resultaat
Een overzichtelijke planning die laat zien dat jullie vooruit kunnen denken, samenwerken en realistisch plannen van voorbereiding tot uitvoering.
Deel 3 – Budget
In dit deel onderzoek je welke middelen en kosten komen kijken bij het Friends & Family Event. Het gaat niet om precieze bedragen, maar om inzicht: wat moet geregeld worden en wie zorgt daarvoor?
Wat te doen?
3.1 Verschil herkennen
Noteer kort wat het verschil is tussen het lokaalbudget (€20 per groep) en de eventbrede middelen.
3.2 Overzicht van middelen, kosten en inkomsten
Vul de tabel in het Word-sjabloon in. Noteer per kostenpost wat er nodig is, of er kosten en/of inkomsten bij horen, wie dit regelt of betaalt en waarom het belangrijk is.
Voorbeelden inkomsten: ticketverkoop, sponsoring (ook barter/ruilafspraken).
3.3 Analyse van verantwoordelijkheden
Schrijf kort wie verantwoordelijk is voor de belangrijkste posten.
3.4 Belangrijkste kostenposten
Kies twee of drie kostenposten die volgens jullie het belangrijkst zijn voor het slagen van het event. Leg per post kort uit waarom die cruciaal is.
👉 Klik hier voor het Word-sjabloon dat je nodig hebt om deze onderdelen in te vullen.
Resultaat
Een praktisch overzicht van middelen en kosten dat laat zien dat jullie begrijpen wat er allemaal geregeld moet worden – niet in cijfers, maar in verantwoordelijkheden.
Deel 4 – Risico’s
Risico’s. Het liefst wil je ze vermijden natuurlijk. Maar ja – dan moet je wel weten waar de risico’s zitten. Kijk daarbij niet alleen naar tijd, middelen en rollen, maar ook naar veiligheid en duurzaamheid.
De negen belangrijkste risicogebieden zijn:
Tijd & planning
Programmering (activiteiten)
Budget & middelen
Personeel & rollen
Veiligheid & logistiek
Communicatie & documentatie
Locatie, venue & faciliteiten
Juridisch
Techniek
Wat te doen?
4.1 Risico’s herkennen
Beschrijf per gebied kort wat er mis zou kunnen gaan.
4.2 Risico’s beoordelen
Bedenk per risico wat de impact is als het echt misgaat en geef dit aan met sterren (★ = klein, ★★ = middelgroot, ★★★ = groot).
4.3 Plan B
Kies twee of drie risico’s en beschrijf wat jullie doen als dit probleem zich voordoet. Wie neemt actie en wat helpt om de schade te beperken?
4.4 Grootste risico
Kies het risico dat volgens jullie het meest kritisch is.
Leg in 3–5 zinnen uit waarom juist dit risico het belangrijkst is om te bewaken.
👉 Klik hier voor het Word-sjabloon dat je nodig hebt om deze onderdelen in te vullen.
Resultaat
Een overzicht dat laat zien dat jullie risico’s kunnen herkennen, inschatten en beheersen – met aandacht voor veiligheid en duurzaamheid. En er komt ‘plan B’ op tafel.
Deel 5 – Communicatie
In dit deel beschrijf je hoe jullie aandacht vragen voor het Friends & Family Event. Het gaat niet om vormgeving, maar om de manier waarop jullie mensen bereiken en betrekken – zowel bezoekers als collega-studenten en medewerkers.
Let erop dat communicatie aansluit op de rollen en taken die eerder zijn benoemd, zodat alle teamleden dezelfde informatie gebruiken!
Wat te doen?
5.1 Communicatiekanalen
Hoe gaan jullie aandacht vragen voor het evenement? Noem de kanalen, wie ze beheert en wat de boodschap ongeveer wordt.
5.2 Interne briefing
Hoe zorgen jullie dat iedereen die meewerkt goed is geïnformeerd?
Beschrijf in 3–5 zinnen hoe jullie medewerkers, vrijwilligers en andere studenten vooraf instrueren.
5.3 Promotie lokaalprogramma
Hoe brengen jullie je eigen lokaalprogramma onder de aandacht?
Maak een korte voorbeeldtekst (5–7 zinnen) met een wervende toon.
👉 Klik hier voor het Word-sjabloon dat je nodig hebt om deze onderdelen in te vullen.
Resultaat
Een helder communicatieoverzicht dat laat zien hoe jullie het evenement onder de aandacht brengen, hoe iedereen goed wordt geïnformeerd en hoe jullie bezoekers enthousiast maken.
Deel 6 – Controle en afronding
In dit deel controleer je of alles in jullie projectplan klopt en op elkaar aansluit. Je kijkt met frisse ogen: past het plan bij de briefing, de planning en de afspraken?
Wat te doen?
6.1 Controle op samenhang
Lees je hele plan nog één keer door en beantwoord samen de vragen:
– Sluit de planning aan op het budget en de taakverdeling?
– Zijn de risico’s voorzien van een plan B en een verantwoordelijke?
– Past de communicatie bij de planning en de doelgroep?
– Is alles in lijn met de briefing?
6.2 Sterktes en aandachtspunten
Noteer kort wat volgens jullie de sterke punten van het plan zijn
en één aandachtspunt dat belangrijk is tijdens de uitvoering van het evenement.
6.3 Slotreflectie
Schrijf kort (5–7 zinnen) wat jullie als team hebben geleerd tijdens het maken van het projectplan. Noem daarbij één ding dat goed werkte in jullie samenwerking en één inzicht dat jullie meenemen naar de uitvoering van het Friends & Family Event.
👉 Klik hier voor het Word-sjabloon dat je nodig hebt om deze onderdelen in te vullen.
Resultaat
Een gecontroleerd en afgerond projectplan dat inhoudelijk klopt, samenhang toont en laat zien dat jullie kritisch kunnen kijken naar je eigen werk.
Criteria
Deel 1 | Doel en team
Pass: De vragen zijn volledig beantwoord. Het doel, de randvoorwaarden en de teamverdeling zijn duidelijk en sluiten aan op de briefing.
Merit/Distinction: De beantwoording is volledig én onderbouwd. Het team toont inzicht in de samenhang tussen doel, rollen en randvoorwaarden.
Deel 2 | Planning
Pass: De planning bevat alle fases van het event (vooraf, tijdens en na afloop). Taken en verantwoordelijkheden zijn benoemd en realistisch.
Merit/Distinction: De planning is volledig, samenhangend en vooruitdenkend. De keuzes zijn toegelicht en knelpunten of risico’s zijn realistisch ondervangen.
Deel 3 | Budget
Pass: De belangrijkste kostenposten en middelen zijn benoemd. De tabel is volledig ingevuld en laat zien wie waarvoor verantwoordelijk is.
Merit/Distinction: De begroting is volledig en goed beargumenteerd. De keuzes tonen inzicht in prioriteiten en de samenhang tussen middelen, planning en haalbaarheid.
Deel 4 | Risico’s
Pass: Alle risicogebieden zijn herkend en beoordeeld. Er is minimaal één plan B uitgewerkt.
Merit/Distinction: De risicoanalyse is volledig en doordacht. Plan B’s zijn concreet, realistisch en tonen inzicht in de impact op het geheel van het evenement.
Deel 5 | Communicatie
Pass: De communicatiekanalen, interne briefing en promotietekst zijn volledig ingevuld en passend bij het event.
Merit/Distinction: De communicatie is doelgericht, overtuigend en sluit goed aan op doelgroep en briefing. De interne en externe communicatie versterken elkaar.
Deel 6 | Controle en afronding
Pass: Het projectplan is volledig ingevuld. De teamleden hebben de samenhang gecontroleerd en laten zien dat ze kritisch naar hun werk kunnen kijken. De sterke punten en aandachtspunten zijn kort en duidelijk benoemd.
Merit/Distinction: De controle is zorgvuldig en reflectief uitgevoerd. De teamleden tonen inzicht in de samenhang tussen alle onderdelen – doelen, planning, budget, risico’s, communicatie – en koppelen hun reflectie aan concrete voorbeelden. De feedback op het eigen werk is realistisch, onderbouwd en gericht op verbetering van de uitvoering van het evenement.
Inleverinstructies
Lever je werk in volgens de instructies van je school (bijvoorbeeld via Itslearning). Je uploadt uiteindelijk zes Word-bestanden, op de manier die jouw school voorschrijft.
Let op! De Core-knop in Businessbase blijft beschikbaar,
maar controleer eerst of je deze mag gebruiken.
Hoe lukt dat?
Zorg dat alle zes Word-bestanden compleet zijn en dezelfde bestandsnaamstructuur gebruiken:
Deel 1 – Doel en team
Deel 2 – Planning
Deel 3 – Budget
Deel 4 – Risico’s
Deel 5 – Communicatie
Deel 6 – Controle en afronding
Controleer vóór het uploaden:
– Zijn alle onderdelen ingevuld en in lijn met de briefing?
– Heb je de juiste bestandsnamen gebruikt?
Na beoordeling: kopieer de ontvangen feedback van je docent in het document, onderaan bij het betreffende deel.
Zo laat je zien dat je de feedback hebt verwerkt.
Werk je in een groep of team?
Vermeld dan alle namen van de groepsleden.
